Giải pháp kiểm soát cơ quan, doanh nghiệp bằng hệ thống chấm công hiện đại

Sự ra đời của máy chấm công đã tạo ra một giải pháp tiến bộ trong việc quản lý nhân sự tại các doanh nghiệp tư nhân hay các cơ quan hành chính sự nghiệp. Máy chấm công cùng với hệ thống phần mềm quản lý chấm công đang dần trở thành một xu hướng tất yếu và không thể thay thế.

Tìm hiểu về máy chấm công

Máy chấm công là thiết bị được sử dụng để ghi nhận giờ làm việc của nhân viên. Cùng với hệ thống phần mềm quản lý đi kèm đang trở thành một giải pháp hiệu quả trong việc quản lý doanh nghiệp. Dựa vào dữ liệu lưu trữ trên máy hoặc phần mềm người quản lý có thể dễ dàng kiểm soát thời gian làm việc. chấm công, tính lương, thưởng một cách chính xác và công bằng nhất.

Lợi ích của việc chấm công bằng máy

So với việc chấm công thủ công trước đây, việc sử dụng máy chấm công thay thế mang đến nhiều lợi ích như:

• Tăng hiệu quả làm việc, năng suất làm việc cho nhân viên.
• Rút ngắn thời gian thao tác và chấm công.
• Hạn chế sai sót, đảm bảo sự công bằng, chính xác trong việc quản lý giờ làm cũng như tính lương cho nhân viên.
• Tránh tình trạng gian lận, chấm công hộ của nhân viên.
• Xuất file báo cáo và thống kê, giúp tiết kiệm thời gian trong việc quản lý.

Chính vì những ưu thế vượt trội kể trên mà máy chấm công ngày càng trở thành giải pháp kiểm soát hàng đầu được các doanh nghiệp tin dùng. 

Phân loại máy chấm công

Hiện nay có rất nhiều loại máy chấm công trên thị trường. Không phải máy càng đắt thì sẽ càng tốt và càng bền. Một chiếc máy tốt nhất phải đáp ứng được nhu cầu và mục đích sử dụng của doanh nghiệp. Vì vậy, việc lựa chọn một chiếc máy chấm công đúng cách, phù hợp phải dựa vào phương thức chấm công, dung lượng lưu trữ và nhu cầu sử dụng. Dưới đây là các loại máy chấm công thông dụng trên thị trường mà bạn có thể tham khảo:

Máy chấm công thẻ giấy

Đây là giải pháp chấm công giá rẻ, nhưng ngày càng ít dược sử dụng vì các hạn chế của nó. 

Ưu điểm: 

• Giá thành rẻ, chi phí đầu tư tương đối thấp cùng cách vận hành đơn giản mà không cần bất kỳ phần mềm hỗ trợ nào;
• Dễ dàng sử dụng, thao tác và thực hiện nhanh chóng;
• Hiệu quả chấm công tương đối ổn định.

Nhược điểm: 

• Dễ xảy ra tình trạng nhân viên chấm công hộ, khó quản lý;
• Giá thành rẻ tuy nhiên tốn chi phí đầu tư mua giấy và thay băng mực in thường xuyên;
• Nhân viên luôn phải mang thẻ giấy bên mình và dễ xảy ra tình trạng bị hỏng hoặc rách thẻ;
• Đầu in dễ bị mòn và hỏng theo thời gian;
• Tổng hợp chấm công của nhân viên bằng phương pháp thủ công mất khá nhiều thời gian.

Máy chấm công thẻ từ

Đây là giải pháp chấm công sử dụng thẻ thông minh có ID riêng. Mỗi thẻ sẽ lưu trữ thông tin của từng nhân viên, vì vậy khi cần chấm công, nhân viên chỉ cần đưa thẻ chạm vào đầu đọc của máy để ghi nhận giờ làm việc của mình. Lúc này, ID của nhân viên sẽ được xác nhận, mọi thông tin sẽ được lưu trữ và chuyển trực tiếp về phần mềm quản lý trên máy tính.

Hầu hết máy chấm công sử dụng thẻ từ có thiết kế nhỏ gọn, đầu đọc nhạy bén, bộ nhớ lưu trữ lớn. Tuy nhiên giải pháp chấm công này vẫn có nhược điểm như nhờ chấm công hộ hoặc bất tiện khi mất thẻ.

Ưu điểm:

• Vận hành độc lập hoặc có thể kết nối trực tiếp với máy tính thông qua Internet hoặc mạng Lan;
• Dung lượng chấm công lớn, lưu trữ được nhiều dữ liệu;
• Tương đối linh hoạt khi có thể kết hợp sử dụng thẻ chấm công và thẻ nhân viên;
• Kết nối trực tiếp với phần mềm quản lý dữ liệu, hỗ trợ tổng hợp và báo cáo một cách khoa học.

Nhược điểm: 

• Vẫn xảy ra tình trạng nhân viên chấm công hộ;
• Tốn chi phí làm thẻ từ cho từng nhân viên;
• Dễ xảy ra tình trạng nhân viên quên thẻ, mất thẻ.

Máy chấm công vân tay

Đây là giải pháp chấm công hiện đại hơn, sử dụng công nghệ sinh trắc học vân tay để xác thực danh tính. Dòng máy này thường có thiết kế nhỏ gọn, đẹp mắt, giá thành hợp lý phù hợp với nhiều mô hình doanh nghiệp. Giải pháp chấm công này giúp tránh được tình trạng gian lận hoặc chấm công hộ. Tuy nhiên đôi khi gây mất thời gian nếu vân tay của nhân viên bị ướt hoặc bị xước khiến đầu đọc không thể nhận dạng.

Ưu điểm: 

• Hạn chế tối đa tình trạng chấm công hộ và tình trạng mất thẻ, quên thẻ;
• Khả năng hoạt động độc lập hoặc kết nối với máy tính tốt;
• Dung  lượng lưu trữ lớn, thời gian chấm công nhanh giúp tiết kiệm thời gian chấm công;
• Phần mềm hỗ trợ quản lý tổng hợp và tính lương đơn giản, dễ sử dụng.

Nhược điểm: 

• Máy chấm công vân tay chỉ thích hợp với văn phòng, công ty không có hóa chất sản xuất. Bởi hóa chất có thể làm vân tay của nhân viên bị mờ và máy không thể nhận diện được;
• Thời gian chấm công có thể bị chậm hơn so với thẻ từ, nhất là khi vân tay bị ướt hoặc bị xước.

Máy chấm công nhận diện khuôn mặt

Giải pháp chấm công bằng nhận diện sinh trắc học khuôn mặt hiện là một trong những công nghệ hiện đại nhất. Máy chấm công sẽ nhận diện các đặc điểm trên khuôn mặt để phân tích, đánh giá và ghi nhận thông tin của từng nhân viên một cách chính xác.

Chấm công bằng khuôn mặt (Face ID) sẽ đảm bảo sự công bằng, tránh được tình trạng gian lận và có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực. Thiết kế của dòng sản phẩm máy chấm công này tinh tế mang lại sự sang trọng cho không gian lắp đặt. Tuy nhiên giá thành của máy chấm công khuôn mặt tương đối cao và hiện nay chưa thực sự phổ biến trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Ưu điểm:

• Hạn chế tốt tình trạng chấm công hộ và tính bảo mật cao;
• Vận hành tốt, tương đối ổn định và có thể phân quyền quản lý nhiều cấp cho người sử dụng;
• Hỗ trợ người dùng tổng hợp báo cáo chấm công trên phần mềm một cách khoa học, nhanh chóng.

Nhược điểm:

• Chi phí đầu tư lớn, giá thành sản phẩm tương đối cao;
• Chi phí bảo hành, bảo trì cao.

Tôi phải tìm mua máy chấm công ở đâu?

Hiện nay, trên thị trường có nhiều đơn vị cung cấp sản phẩm máy chấm công với nhiều mẫu mã và đa dạng thương hiệu. Công ty TNHH Vinh Phát là đơn vị uy tín, có kinh nghiệm và được đông đảo khách hàng tin tưởng. 

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

CÔNG TY TNHH TM DV VINH PHÁT

Văn phòng: Tầng 1, số 24B đường Mậu Thân, P. An Nghiệp, Q. Ninh Kiều, TP. Cần Thơ
VP Đại Diện : 162/5 Quốc Lộ 1, P. Lê Bình, Q. Cái Răng, TP Cần Thơ
DĐ: 0943 62 66 55
MST: 1801167235